Ang Kinahanglan Nimong Mahibal-an ang Netiquette
Samtang ang tanan naggamit sa email alang sa labing menos pipila ka mga komunikasyon sa negosyo matag bulan, ang uban kanato mogamit sa email isip usa ka adlaw-adlaw nga himan aron buhaton ang atong propesyonal nga trabaho. Gamiton namo ang email aron makig-istorya sa mga kustomer, mga kauban sa team, mga superyor, ug posible nga bag-ong mga empleyado o posible nga bag-ong mga amo. Ug oo, kini nga mga tawo magahukom kanato pinaagi sa atong katakos sa paghimo sa tin-aw ug propesyonal nga sinulat nga mensahe.
Ang e-mail nga pamatasan, o 'netiquette', nahitabo sulod sa 27 ka tuig sa World Wide Web. Ang Netiquette usa ka hugpong sa gidawat nga mga sumbanan kon unsaon pagpakita sa pagtahud ug katakus sa imong email. Ikasubo, adunay mga tawo nga wala gayud nakahigayon sa pagkat-on sa email netiquette alang sa mga setting sa negosyo. Mas grabe pa: adunay mga tawo nga naglibug sa email netiquette sa loose ug informal style sa text messaging.
Ayaw itugot nga ang usa ka dili maayo nga craft email makapatay sa imong kredibilidad sa usa ka customer o usa ka labaw o usa ka potensyal nga amo. Ania ang mga lagda sa email netiquette nga makaayo kanimo, ug makaluwas kanimo sa kaulaw sa trabahoan.
01 sa 10
Ibutang ang email address ingon nga ang katapusan nga butang nga imong buhaton sa dili pa ipadala.
Kini daw kontra-intuitive, apan kini maayo kaayo nga porma. Maghulat ka hangtud sa katapusan sa imong pagsulat ug pag-proofread sa dili pa nimo idugang ang email address (es) sa email header. Kini nga paagi makaluwas kanimo sa pagkaulaw sa aksidente nga pagpadala sa mensahe sa wala madugay sa wala pa nimo mahuman ang imong sulod ug pag-proofread.
Kini labing hinungdanon alang sa usa ka mas taas nga email nga may sensitibo nga sulod, sama sa pagsumiter sa usa ka aplikasyon sa trabaho, pagtubag sa pangutana sa kustomer, o pagsulti sa dili maayong balita sa imong team. Sa niini nga mga kaso, ang pagpugong sa email address nagdugang sa kaluwasan kung kinahanglan ka nga mopalayo gikan sa imong email sa makadiyut aron sa pagkolekta sa imong mga hunahuna ug pagbansay sa imong mga pulong sa imong hunahuna.
Kon ikaw nagasabat ngadto sa usa ka email, ug imong gikonsiderar ang sulod nga adunay sensitibo, nan hikalimtan lang ang email address sa dumadawat temporaryo hangtud ikaw andam na nga ipadala, ug dayon idugang ang address balik. Mahimo nimo nga tipikon ug i-paste ang email address sa recipient sa usa ka Notepad file o OneNote page, isulat ang email, ug dayon i-cut-and-paste ang email address balik.
Tuohi kami niini: usa ka blangkong linya sa email address samtang ang pag-author ang makaluwas kanimo sa igong kasubo sa usa ka adlaw!
02 sa 10
Pagpangita sa triple nga imong gi-email ang husto nga tawo.
Importante kini kini kung magtrabaho ka sa usa ka dakong kompaniya o departamento sa gobyerno. Kung magpadala ka og sensitibo nga e-mail sa 'Mike' o 'Heather' o 'Mohammed', ang imong email nga software gusto sa pagtagna sa tibuok nga address alang kanimo. Ang mga popular nga mga ngalan nga sama niini adunay daghan nga mga sangputanan diha sa imong address book sa kompaniya , ug mahimo nga dili ka aksidente makapadala sa kagubot sa ulahi ngadto sa imong bise presidente, o usa ka kompidensyal nga tubag sa mga tawo sa accounting.
Salamat sa # 1 rule sa ibabaw, imong gibiyaan ang pagsulbad sa katapusan, busa ang triple-check sa email address sa tigdawat kinahanglan nga hapsay ang imong katapusan nga lakang sa dili pa ipadala!
03 sa 10
Likayi ang 'Tubag sa Tanan', ilabi na sa usa ka dakong kompaniya.
Kon makadawat ka og usa ka sibya nga gipadala ngadto sa daghang mga tawo, maalamon nga tubagon lamang ang nagpadala. Tinuod kini tinuod kung kini usa ka kompaniya sa kompyuter nga adunay daghang listahan sa pag-apud-apod.
Pananglitan: ang general manager nag-email sa tibuok kompaniya mahitungod sa parking sa habagatan, ug gipangayo niya ang mga tawo pagtahod sa mga gi-numero ug gi-assign nga mga stalls nga ibayad sa mga empleyado. Kon imong i-click ang 'tubag sa tanan' ug magsugod nga moreklamo nga ang ubang mga empleyado maglambog sa imong personal nga sakyanan ug magkalot sa imong pintal, mahimo nimong masakitan ang imong career nga pag-uswag pinaagi sa pagkahimong kompanya sa kompanya.
Walay gusto nga makadawat sa mga mensahe nga dili magamit sa kanila . Labaw pa niini, wala'y usa nga nagpabili sa pagreklamo sa grupo o nakadungog mahitungod sa imong personal nga mga reklamo nga gisibya sa usa ka format sa pagsibya.
Likayi kini nga faux pas ug gamita ang indibidwal nga tubag sa nagpadala isip imong default nga aksyon. Tinoa ang Rule # 9 sa ubos.
04 sa 10
Gamita ang propesyonal nga mga pangumusta imbes sa colloquial expressions.
Ang labing maayo nga paagi sa pagsugod sa usa ka propesyonal nga email mao ang pipila nga bersyon sa mosunod:
1. Maayo nga hapon, Ms. Chandra.
2. Hello, project team ug mga boluntaryo.
3. Hi, Jennifer.
4. Maayong buntag, Patrick.
DILI, sa bisan unsang sirkumstansya, gamita ang mosunod aron sugdan ang propesyonal nga email:
1. Hoy,
2. Sup, team!
3. Hi, Jen.
4. Mornin, Pat.
Ang mga ekspresyon sa Colloquial sama sa 'hey', 'yo', 'sup' maingon unta nga mahigalaon ug mainiton kanimo, apan sa pagkatinuod ilang gibutang ang imong kredibilidad sa usa ka negosyo. Samtang ikaw siguradong makagamit niining mga colloquialisms diha sa panag-istoryahan sa higayon nga ikaw adunay usa ka kasaligang relasyon uban sa laing tawo, kini usa ka dili maayo nga ideya sa paggamit niini nga mga pulong sa email sa negosyo.
Dugang pa, dili maayo nga porma ang pagkuha sa mga shortcut sa spelling, sama sa 'mornin'. Kini daotan kaayo nga porma aron mub-an ang ngalan sa usa ka tawo (Jennifer -> Jen) gawas kon kana nga tawo hugot nga naghangyo kanimo nga buhaton kini.
Sama sa bisan unsang intelihenteng komunikasyon sa negosyo, maalamon nga masayop sa kilid sa pagka-pormal ug nagpakita nga nagtuo ka sa pamatasan ug pagtahod.
05 sa 10
Gipamatud-an ang matag mensahe, ingon nga ang imong propesyonal nga reputasyon nagdepende niini.
Ug sa pagkatinuod, ang imong reputasyon sayon nga gibungkag sa dili maayo nga gramatika, dili maayo nga spelling, ug dili maayo nga mga pulong.
Hunahunaa kung unsa ang imong propesyonal nga pag-uswag kung dili nimo aksidente nga ipadala ' Kinahanglan nga imong susihon ang imong meth , Ala ' kung buot nimo nga isulti nga ' kinahanglan nimo nga susihon ang imong matematika, si Alma' . O kung moingon ka ' Makahimo ko og interbyo sa pagkaugma ' kung buot nimo ipasabut ' Makahimo ako ug usa ka interview nga ugma '.
Nagpamatuod sa matag email nga imong gipadala; buhata kini ingon nga ang imong propesyonal nga reputasyon nag-agad niini.
06 sa 10
Ang usa ka mubo ug klaro nga linya sa hilisgutan makabaton og mga katingalahan (ug makatabang kanimo nga makabasa).
Ang linya sa hilisgutan mao ang usa ka titulo alang sa komunikasyon ug usa ka paagi sa pag-summarize ug pag-tag sa imong email aron dali ra kining makita sa ulahi. Kinahanglan nga tin-aw nga i-summarize ang sulod ug bisan unsang gusto nga lihok.
Pananglitan, usa ka linya sa hilisgutan: 'kape' dili klaro.
Hinoon, sulayi ang 'Mga kapilian sa kape sa staff: gikinahanglan ang imong tubag'
Ingon nga ikaduha nga pananglitan, ang linya sa hilisgutan nga ' imong gipangayo ' dili kaayo klaro.
Hinunoa, sulayi ang mas klaro nga linya sa hilisgutan sama sa: ' Ang imong hangyo alang sa pag-parking: dugang mga detalye gikinahanglan' .
07 sa 10
Gamita lamang ang duha ka klasikal nga mga font: Arial ug Times Roman nga mga variant, nga adunay itom nga tinta.
Mahimong makatintal nga makadugang sa estilo sa mga nawong ug mga kolor sa font sa imong email aron mahimo kining flashy, apan mas maayo ka gamit ang itom nga 12-pt o 10 Arial o Times New Roman. Ang susama nga mga variant sama sa Tahoma o Calibri maayo usab. Ug kon ikaw nagpunting sa usa ka piho nga hugpong sa pulong o bala, dayon ang pula nga tinta o bold nga font mahimong makatabang kaayo sa pagkamakasaranganon.
Ang problema mao ang panahon nga ang imong mga email magsugod nga dili magkauyon ug dili magsentro o magsugod sa pagpahatod sa maverick o disruptive attitude sa imong bahin. Sa kalibutan sa negosyo, ang mga tawo gusto nga ang komunikasyon mahimong kasaligan ug tin-aw ug mubo, dili dekorasyon ug makabalda.
08 sa 10
Paglikay sa mga pagbati ug mga negatibo / hapsay nga mga tono, sa bisan unsang mga gasto.
Ang e-mail kanunay dili mapasabot sa tingog sa tono ug sa linggwahe sa lawas. Ang imong gihunahuna nga direkta ug direkta mahimo nga makita gayud ingon ka mapig-oton ug kahulogan kung kini ibutang sa imong email. Dili gamiton ang mga pulong nga 'palihug' ug 'salamat' nga maoy hinungdan sa negatibo nga undercurrents. Ug ang imong giisip nga kataw-anan ug kahayag mahimong tinuod nga ipasa ingon nga pagpaubos ug dili maayo.
Ang pagtugyan sa usa ka matinahuron nga tono ug kaulag sa email nagkinahanglan og praktis ug daghang kasinatian. Makatabang kini kung imong basahon ang e-mail sa imong kaugalingon, o bisan sa usa ka tawo sa dili ka pa ipadala. Kon ang bisan unsang butang mahitungod sa email ingon og kahulogan o mapintas, unya isulat kini pag-usab.
Kon nagpabilin ka pa sa kung unsaon pagpahayag sa tono sa usa ka email, nan seryosong ikonsiderar ang pagkuha sa telepono ug paghatag sa mensahe isip usa ka panag-istoryahanay.
Hinumdomi: ang email mao ang walay katapusan, ug sa higayon nga imong ipadala kana nga mensahe, dili ka gayud makabalik niini.
09 sa 10
Hunahunaa nga ang kalibutan magbasa sa imong email, busa planoha kini.
Sa pagkatinuod, ang email walay katapusan. Mahimo kini ipadala ngadto sa gatusan ka mga tawo sulod sa pipila ka segundo. Mahimo kini tawagan sa mga tigpatuman sa balaod ug tax auditors nga kinahanglan nga adunay usa ka imbestigasyon. Mahimo pa gani kini nga himoon sa balita o social media.
Kini usa ka lapad ug makahadlok nga responsibilidad, apan usa kini nga kaming tanan: ang imong isulat sa usa ka email dali nga mahimo nga kahibalo publiko. Pilia pag-ayo ang imong mga pulong, ug kung sa imong hunahuna adunay bisan unsang kahigayonan nga kini mopaak kanimo, nan seryosong hunahunaa nga dili ipadala ang mensahe.
10 sa 10
Kanunay nga matapos uban ang usa ka mubo nga klaseng 'salamat' ug usa ka pirma sa pirma.
Ang gahum sa mga niceties sama sa 'salamat' ug 'palihug' mahimo nga masabtan. Dugang pa, ang dugang nga mga segundo nga maglakip sa imong propesyonal nga signature block nagsulti mga libro bahin sa imong pagtagad sa detalye, ug nga imong gipanag-iya ang imong mga komunikasyon pinaagi sa pag-stamping sa imong ngalan ug impormasyon sa pagkontak.
Hello, Shailesh.
Salamat sa imong pagsusi sa among mga serbisyo nga binansay sa TGI Sportswear. Malipayon kaayo ko nga makigsulti uban nimo sa telepono aron masulti nimo ang dugang bahin sa among mga kapilian sa sports jackets alang sa imong team. Mahimo usab kaming mobisita sa among showroom sa kaulahian niining semanaha, ug mahimo nakong ipakita kanimo ang among mga sampol sa personal.
Unsang gidaghanon ang mahimo kong tawagon nimo? Mahimo akong makig-istorya human sa ala 1:00 sa hapon karon.
Salamat,Si Paul Giles
Director sa Mga Serbisyo sa Kliyente
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Ang imong branding mao ang among focus"