Ang usa ka gamay nga organisasyon naglakip sa usa ka taas nga paagi sa diha nga ikaw nangita alang sa mga file
Kung mogugol ka og dugang nga panahon sa pagpangita sa imong mga file sa Microsoft Word kay sa imong pagtrabaho niini, nan kini ang panahon nga pahimuslan ang pipila ka mga bahin sa organisasyon nga Pulong ug ang imong tanyag sa computer.
Luwasa ang tanan nga mga Pulong nga Mga File uban sa Thumbnails
Ang pagtipig sa matag Pulong sa Pulong uban sa usa ka preview nga hulagway o thumbnail nagpasayon sa pag-ila nga wala kini gibuksan. Mahimo nimo matipigan ang tanang mga dokumento sa Pulong nga may usa ka preview o thumbnail nga larawan pinaagi sa mosunod nga pipila ka mga lakang:
- Ablihi ang Microsoft Word.
- I-klik ang File sa menu bar.
- Pagpili Properties sa ubos sa drop-down menu.
- I-klik ang Tab sa Kabilugan .
- Ibutang ang marka sa tsek sunod sa Save preview nga hulagway uban niining dokumento o Save Thumbnails alang sa All Word Documents (depende sa imong bersyon sa Pulong).
- I-klik ang OK .
I-update ang mga Porma sa Pulong sa Pulong
Kon kamo 'nagtrabaho uban sa daghang mga dokumento sa Pulong nga may susama nga mga ngalan ug mga lokasyon, siguradong gusto nimo pahimuslan ang mga hulagway sa mga dokumento sa Pulong. Lakaw balik ngadto sa File > Properties > Sumaryo ug ilakip ang mga komento, mga keyword, kategorya, titulo o impormasyon sa subject-bisan unsang butang nga makatabang kanimo sa pag-ila sa mga file. Inig-abot sa panahon aron sa pagpangita, ang Pulong makakaplag sa tukma kung unsa ang imong gikinahanglan.
Himoa ang mga Folder sa Imong Computer ug Gamita Kini
Pagtukod og usa ka folder alang sa tanan nga mga dokumento sa Pulong nga nag-una ug pagngalan sa usa ka butang nga dili nimo makalimtan-sama sa "MyWordDocs." Pakig-uban kini sa mga folder nga adunay mga ngalan nga masabtan nimo ug gamiton kini. Kung ikaw ang responsable sa paghimo og senimana nga mga miting sa panagtigum, pananglitan, paghimo og usa ka folder alang sa mga nota ug lakip ang dugang mga folder sulod niini sulod sa mga bulan o mga tuig.
Kon dunay mga tuig nga mga dokumento sa Pulong nga nagkatag sa imong computer ug wala'y panahon sa pag-abli niini ug paghukom kon sila mga magbalantay o dili, himoa nga usa ka panid alang sa matag usa sa mga katuigan kanang daan nga mga dokumento gikan ug ibutang ang tanan nga mga dokumento sa 2010 usa ka polder, 2011 sa lain ug hangtud nga ikaw adunay panahon sa pagduaw kanila.
Gamita ang usa ka Sistema sa Pag-awhag sa Paghatag og File
Ang pagtukod sa usa ka sistema sa pagngalan mao tingali ang labing importante nga butang nga imong mahimo aron sa pagtabang sa panahon nga adunay pagpangita sa mga file nga imong gusto. Walay usa ka husto nga paagi sa paghingalan sa imong mga file, apan ang pagpili sa usa ka sistema sa pagngalan ug ang paggamit niini kanunay nga angay sa paningkamot. Ang mga sugyot mao:
- Ilakip ang matang sa dokumento, aron mahibal-an nimo nga ang bisan unsang file name nga adunay "Kontrata," "Lease" o "Newsletter" dili ang sulat nga imong gipangita.
- Sugdi ang ngalan sa pangalan sa kliyente (o ang apelyido sa nakadawat kon ang mga dokumento mga sulat).
- Ilakip ang petsa sa ngalan sa file.
Kuhaa ang Imong Panahon
Kon ang imong computer nahuman na sa mga file, ayaw sulayi nga atubangon ang imong mga problema sa organisasyon sa usa ka higayon. Bungkaga ang trabaho ngadto sa mga piraso sa pagdumala ug paggahin og 15 minutos kada adlaw sa pagtrabaho niini. Samtang magalibut ka sa mga nahisalaag nga mga file sa Pulong sa imong computer, ibutang kini sa usa sa mga folder nga imong gihimo, paghimo og bag-o nga polder, o hingin kini kon dili na nimo kinahanglan kini. Kon dili ka makahunahuna, ibutang kini sa usa ka folder nga may ulohang HoldUntilDate ug pilion ang usa ka petsa nga igo na kaayo sa umaabot nga kung wala nimo gibuksan ang folder pinaagi nianang panahona, imong gibati nga komportable nga malikayan kini. Bisan unsa nga matang sa mga folder nga imong gihimo, ibutang kini sa tanan sa imong usa ka dako nga Pulong sa Pulong, aron mahibal-an mo kung asa tan-awon.