Ang paghiusa sa Mail usa ka himan nga nagpasimple sa pagmugna sa usa ka hugpong sa mga dokumento nga managsama apan naglakip sa talagsaon ug nagkadaiyang mga elemento sa datos. Gihimo kini pinaagi sa pag-link sa usa ka database nga naglakip sa mga elemento sa datos sa usa ka dokumento, nga naglangkob sa paghiusa sa mga nataran diin ang talagsaon nga mga datos magpuyo.
Ang merge sa Mail nagluwas kaninyo sa panahon ug paningkamot pinaagi sa pag-automate sa proseso sa pagsulod sa sumbanan nga mga piraso sa datos sama sa mga ngalan ug mga address ngadto sa usa ka dokumento. Pananglitan, mahimo nimong i-link ang usa ka sulat nga porma sa grupo sa mga kontak sa Outlook; kini nga sulat mahimo nga adunay usa ka field sa pagsagup alang sa matag address sa contact ug ang usa alang sa katugbang nga ngalan sa kontak isip kabahin sa salutation sa sulat.
Mga Paggamit sa Mail Merge
Ang paghiusa sa Mail, alang sa daghang mga tawo, nagdala sa mga hunahuna sa junk mail. Samtang ang mga tigbaligya dili makatarunganon nga mogamit sa mail merge aron sa pagmugna og daghang mga sulat nga dali ug sayon, daghang uban nga mga gamit ang makapahingangha kanimo ug mag-usab sa paagi sa imong paghimo sa pipila sa imong mga dokumento.
Mahimo nimo gamiton ang mail merge aron paghimo sa bisan unsang matang sa giimprinta nga dokumento, ingon man sa mga dokumento ug mga fax nga gipanghatag sa elektroniko. Ang mga matang sa mga dokumento nga imong mahimo gamit ang usa ka mail merge halos walay kinutuban. Ania ang pipila ka mga pananglitan:
- Mga katalogo
- Mga Inventory
- Mga Invoices
- Mga label
- Mga sobre
- Ug, siyempre, mga sulat
Kon gamiton nga maalamon, ang mail merge makapauswag sa imong pagkamabungahon. Kini usab makapalambo sa pagka-epektibo sa mga dokumento nga imong gimugna. Pananglitan, pinaagi sa pagbag-o sa mga sulat sa mga ngalan sa mga dumadawat o ubang mga elemento nga espesipiko sa matag nakadawat, imong gipakita ang pinasinaw, personal nga larawan nga naghimo sa entablado alang sa sangputanan nga imong gitinguha.
Anatomy of a Mail Merge
Ang usa ka merge sa mail naglangkob sa duha ka nag-unang mga bahin: ang dokumento ug ang tinubdan sa datos , nga gitawag usab nga database. Ang Microsoft Word nagpasimple sa imong trabaho pinaagi sa pagtugot kanimo sa paggamit sa ubang mga aplikasyon sa Office sama sa Excel ug Outlook isip mga tinubdan sa datos. Kon ikaw adunay bug-os nga Office suite, gamit ang usa sa mga application niini ingon nga ang imong tinubdan sa datos sayon, sayon, ug girekomendar. Pananglitan, ang paggamit sa mga contact nga imong na-enter sa imong mga contact sa Outlook, makaluwas kanimo gikan sa pagsulod pag-usab niana nga kasayuran ngadto sa laing tinubdan sa datos. Ang paggamit sa usa ka kasamtangan nga Excel nga spreadsheet naghatag kanimo sa mas dako nga pagka-flexible sa imong data kay sa tinubdan nga datos nga gigamit sa Pulong.
Kung ikaw adunay programa lamang sa Pulong, bisan pa niana, mahimo ka gihapon makagamit sa mail merge feature. Ang Pulong adunay katakos sa paghimo sa hingpit nga napahiangay nga tinubdan sa datos nga imong gamiton sa imong mail merge.
Pag-set up sa usa ka Mail Merge
Ang usa ka mail merge ingon og komplikado-ug komplikado, dagko nga mga dokumento sa datos nga nagsalig sa dagkong mga database nga mahimo. Ang Pulong, bisan pa, nagpayano sa pag-setup sa usa ka mail merge alang sa kasagaran nga gamit pinaagi sa paghatag sa mga salamangkero nga nagagiya kanimo sa proseso sa pag-link sa imong dokumento ngadto sa usa ka database. Sa kinatibuk-an, mahuman nimo ang proseso sa wala'y 10 ka sayon nga mga lakang, lakip ang pagpangita ug pagtul-id sa mga sayop. Mas gamay pa kini kay sa pag-andam sa imong dokumento nga gikinahanglan, ug dili kaayo panahon ug problema.