Ang Microsoft's Mail Merge nga bahin nagtugot kanimo nga ipadala ang pareho nga dokumento nga adunay gamay nga mga pagbag-o sa daghang gidawat. Ang termino nga "merge" naggikan sa kamatuoran nga ang usa ka dokumento (usa ka sulat, pananglitan) gisagol sa usa ka dokumento sa tinubdan nga datos , sama sa usa ka spreadsheet .
Ang mensahe sa pag-apil sa koreo sa mga pulong nagtrabaho nga walay hunong sa kasayuran gikan sa Excel. Samtang ang Pulong usab nagtugot kanimo sa pagmugna sa iyang kaugalingon nga tinubdan sa datos, limitado ang mga kapilian sa paggamit niini nga datos. Dugang pa, kung imo na ang imong datos sa usa ka spreadsheet, wala kini masabti aron ibalik ang tanan nga kasayuran ngadto sa tinubdan sa datos sa Pulong.
Pag-andam sa imong datos alang sa Mail Merge
Sa teyorya, mahimo nimong gamiton ang bisan unsang Excel worksheet sa usa ka pulong sa Mail merge nga walay espesyal nga pagpangandam. Apan, girekomendar nga mogahin ka og panahon aron maandam ang imong worksheet aron ma-optimize ang proseso sa pag-proseso sa mail .
Ania ang pipila ka mga lagda aron makita nga makatabang sa paghimo sa proseso sa paghiusa sa mail nga mas hapsay.
Pag-organisar sa imong Spreadsheet Data
Sa risgo sa pagpahayag sa klaro, ang imong datos kinahanglan nga organisahon nga hapsay ngadto sa mga linya ug mga kolum. Hunahunaa ang matag laray isip usa ka rekord ug ang matag kolum ingon nga usa ka uma nga imong isulod sa imong dokumento. (Tan-awa ang Excel nga entry-entry tutorial kon kinahanglan nimo ang usa ka refresher.)
Paghimo sa usa ka Row Head
Paghimo og usa ka linya sa header alang sa sheet nga gusto nimong gamiton alang sa mail merge. Ang usa ka laray sa header mao ang usa ka laray nga adunay mga label nga nagpaila sa datos sa mga selula sa ubos. Ang excel mahimo nga masulub-on usahay mahitungod sa pagkalahi tali sa mga datos ug mga label, busa himua kini nga tin-aw pinaagi sa paggamit sa bold nga teksto, mga border sa cell ug cell shading nga talagsaon sa linya sa header. Kini maseguro nga ang Excel nagpalahi niini gikan sa ubang bahin sa imong data.
Sa wala madugay sa diha nga ikaw naghiusa sa datos sa mga nag-unang dokumento, ang mga label makita ingon nga mga ngalan sa merge nga mga natad, busa walay pagkalibog kung unsa nga datos ang imong gisulod sa imong dokumento. Dugang pa, kini usa ka maayo nga praktis sa pag-label sa imong mga kolum, ingon nga kini makatabang sa pagpugong sa sayup sa gumagamit.
Ibutang ang Tanan nga Data sa usa ka Single Sheet
Ang datos nga imong gusto nga gamiton alang sa mail merge kinahanglan nga adunay usa ka sheet. Kon kini mikaylap sa daghang mga sheets, kinahanglan nimo nga ipauban ang mga panid o ipahigayon ang daghang mga merge sa mail. Usab, siguroha nga ang mga panid tin-aw nga ginganlan , tungod kay kinahanglan nimo nga mapili ang sheet nga gusto nimong gamiton nga dili tan-awon.
Pag-uban sa usa ka Tinubdan sa datos sa usa ka Sulat sa Pagpadala
Ang sunod nga lakang sa proseso sa paghiusa sa mail mao ang paglakip sa imong giandam nga spreadsheet sa Excel uban sa imong Pulong nga dokumento.
- Sa Mail Merge toolbar, i-klik ang button nga Open Source Source .
- Diha sa dialog box sa Select Data Source, pangitaa ang mga folder hangtud makita nimo ang imong workbook sa Excel. Kung dili nimo makita ang imong file sa Excel, siguroha nga "Ang tanan nga tinubdan sa datos" gipili sa dropdown menu nga gimarkahan "Mga File of type."
- Doble-klik sa imong tinubdan ang Excel source file, o pilia kini ug i-klik ang Open .
- Sa Select Table dialog box, pilia ang excel sheet nga adunay mga datos nga gusto nimo i-apil sa imong dokumento.
- Siguroha nga ang checkbox sa tupad sa "Unang linya sa datos nga adunay mga ulohan sa kolum" gisusi.
- I-klik ang OK .
Karon nga ang tinubdan sa datos nahilakip sa pangunang dokumento, mahimo ka magsugod sa pagsulat ug / o pag-edit sa imong Pulong nga dokumento. Apan, dili ka makahimo og mga pagbag-o sa imong tinubdan sa datos sa Excel; kung kinahanglan mo nga magbag-o sa mga datos, kinahanglang isalikway mo ang nag-unang dokumento sa Pulong sa dili pa nimo mabuksan ang tinubdan sa datos sa Excel.
Ang pagpasulod sa mga field sa imong dokumento sayon pinaagi sa pagsunod niining mga lakang:
- I-klik ang button nga Magtapo sa Merge Field sa mail merge toolbar. Ang Insert Field dialog box makita.
- Ipadaku ang ngalan sa luna nga gusto nimong isukip gikan sa listahan ug i-klik Insert .
- Ang kahon magpabilin nga bukas, nga makapahimo kanimo sa pagsal-ot og dugang mga kaumahan. Kung mosal-ot ka labaw sa usa ka uma sunod-sunod, ang Pulong dili awtomatikong makadugang sa luna tali sa mga natad sa imong dokumento; kinahanglan nga buhaton nimo kini sa imong kaugalingon kon imong tapuson ang dialog box. Sa imong dokumento imong makita ang ngalan nga gilibutan sa dobleng mga pana.
- Kung nahuman ka, i-klik ang Close .
Pagsulud sa Address Blocks ug Greetings-Paggamit Pag-ayo
Ang Microsoft bag-o lang nagdugang sa usa ka mail merge feature nga nagtugot kanimo sa pagsulud sa address blocks ug pagtimbaya mga linya. Pinaagi sa pag-klik sa tagsa-tagsa nga button sa toolbar, ang Pulong magatugot kanimo sa pagsal-ot sa daghang mga natad sa usa ka higayon, nga gihan-ay sa kasagaran nga mga kalainan.
Ang pindutan sa pagsulud sa insert address mao ang usa sa wala; Ang pagsulod sa linya sa pagtimbaya anaa sa tuo.
Dugang pa, sa dihang nag-klik ka sa bisan unsang buton, ang Pulong nagpakita sa usa ka kahon sa dialogo nga naghatag kanimo og pipila ka mga kapilian nga mga laraw nga gusto nimo gisal-ut, unsaon nga gusto nimo nga mahikay kini, unsa nga pananglitan ang ilakip ug ang uban. Bisan tuod kini sayon nga paminawon-ug kini kon ikaw naggamit sa usa ka tinubdan sa datos nga gimugna sa Pulong-kini mahimong makalibog kon ikaw naggamit sa usa ka worksheet sa Excel.
Hinumdom kanus-a ang rekomendasyon mahitungod sa pagdugang sa header row sa imong worksheet sa panid 1 niini nga artikulo? Buweno, kon imong ginganlan ang usa ka luna nga dili lain nga gigamit sa Pulong ingon nga usa ka ngalan sa uma alang sa susamang datos, ang Pulong tingali magkasayop sa mga umahan.
Ang buot ipasabot niini kung imong gamiton ang insert address block o ipasulod ang mga button sa pag- abi-abi nga linya , ang data mahimo nga makita sa usa ka lain nga han-ay kay sa imong paghisgut-tungod kay ang mga label dili parehas. Maayo na lang, gilauman kini sa Microsoft ug gitukod kini sa usa ka bahin sa Match Fields nga nagtugot kanimo sa pagpares sa imong mga field name sa mga gigamit sa Pulong diha sa mga bloke.
Paggamit sa Match Fields sa husto nga mga Field Field Label
Aron mohaum sa mga kaumahan, sunda kini nga mga lakang:
- I-klik ang button sa Match Fields sa toolbar.
- Diha sa kahon sa dialogo sa Match Fields, imong makita ang listahan sa mga ngalan sa uma sa Pulong sa wala. Sa tuo nga bahin sa kahon, imong makita ang usa ka kolum sa dropdown nga mga kahon. Ang ngalan sa matag dropdown nga kahon mao ang natad nga gigamit sa Pulong alang sa matag tagsa nga natad sa address block o Greeting line block. Sa paghimo sa bisan unsang mga kausaban, palihug pilia ang ngalan sa field gikan sa dropdown box.
- Sa higayon nga nahuman ka nga magbag-o, i-click ang OK .
Mahimo usab nimo nga ibutang ang kahon sa dialogo sa Match Fields pinaagi sa pag-klik sa button sa Match Fields sa ubos sa mga kahon sa dialogo sa Insert Address Block o Greeting Line, diin kini makita sa higayon nga imong i-klik ang tagsa-tagsa nga toolbar button.
Pagtan-aw sa Pagpadala sa Sulat sa mga Dokumento
Sa wala pa kami magpadayon sa pag-preview ug pag-imprinta sa imong mga gin-usa nga mga dokumento, usa ka nota mahitungod sa pag-format: Sa pagsumiting sa pag-apil sa mga natad ngadto sa usa ka dokumento, ang Pulong wala magdala sa format sa data gikan sa tinubdan sa datos.
Pagpadapat sa Espesyal nga Formatting gikan sa Source Spreadsheet
Kung gusto nimo magamit ang espesyal nga pag-format sama sa italics, bold o underline, kinahanglang imong buhaton sa Pulong. Kon imong gitan-aw ang dokumento gamit ang mga luna, kinahanglan nga pilion nimo ang dobleng mga udyong sa duha ka kilid sa luna nga gusto nimo gamiton ang format. Kon imong gitan-aw ang giusa nga datos sa dokumento, ipunting lang ang teksto nga imong gusto nga usbon.
Hinumdomi nga ang bisan unsa nga pagbag-o magdala sa tanang mga giusa nga mga dokumento, dili lamang ang indibidwal.
Pag-usob sa mga Merged Documents
Sa pag-preview sa imong mga gi-usa nga mga dokumento, i-klik ang button nga View Merged Data sa Mail Merge toolbar. Kini nga butang nagalihok sama sa usa ka toggle nga switch, busa kon gusto ka nga mobalik sa pagtan-aw sa mga luna ug dili ang datos nga anaa niini, i-click kini pag-usab.
Mahimo ka mag-navigate sa gin-usa nga mga dokumento pinaagi sa paggamit sa navigational buttons sa Mail Merge toolbar. Sila, gikan sa wala ngadto sa tuo: Unang Rekord , Previous Record , Lakaw Sa Record , Next Record , Last Record .
Sa dili pa nimo i-apil ang imong mga dokumento, kinahanglan nimo nga i-preview ang tanan, o kutob sa imong mahimo aron masayran nga ang tanan nagkahiusa sa husto. Ihatag ang partikular nga atensyon sa mga butang sama sa bantas ug gilay-on sa mga giusa nga datos.
Tapuson ang Imong Pagpadala sa Mail nga Dokumento
Kon andam ka na nga maghiusa sa imong mga dokumento, adunay duha ka pagpili.
Pagsumada sa Printer
Ang una mao ang pagsumpay kanila ngadto sa tig-imprinta. Kon pilion nimo kini nga kapilian, ang mga dokumento ipadala ngadto sa tig-imprinta nga walay bisan unsang pag-usab. Mahimo ka makausa sa tig-imprinta pinaagi lamang sa pag-klik sa button sa Merge to Printer toolbar.
Paghiusa sa usa ka Bag-ong Dokumento
Kung gikinahanglan nimo ang pag-personalize sa pipila o sa tanan nga mga dokumento (bisan pa, maalamon ka nga makadugang sa usa ka mubo nga sulat sa tinubdan sa datos alang sa personal nga mga nota), o paghimo sa bisan unsang lain nga mga kausaban sa dili pa nimo i-print, mahimo nimo kini i-apil sa usa ka bag-ong dokumento; kung naghiusa ka sa usa ka bag-ong dokumento, ang mail nga paghiusa sa nag-unang dokumento ug tinubdan sa datos magpabilin nga wala'y mahimo, apan adunay ikaduha nga file nga adunay sulod nga mga dokumento.
Sa pagbuhat niini, i-klik lang ang Merge to New Document toolbar button.
Bisan unsa nga pamaagi nga imong pilion, ikaw ipresentar sa usa ka kahon sa dialogo diin ikaw makasulti sa Pulong aron sa paghiusa sa tanan nga mga rekord, sa kasamtangan nga rekord, o usa ka lainlaing mga rekord.
I-klik ang pindutan sa opsyon sunod sa imong gusto nga pagpili ug dayon i-klik ang OK .
Kon gusto ka nga maghiusa, gikinahanglan nga ibutang sa sinugdanan nga numero ug ang katapusang numero alang sa mga rekord nga gusto nimong ilakip sa paghiusa sa dili ka mag-klik OK .
Kung gipili nimo ang pag-imprinta sa mga dokumento, pagkahuman nga ang dialog box moabut, ipresentar ka sa Print dialog box. Mahimo kang makig-uban niini sama sa imong buhaton alang sa bisan unsa nga dokumento.